為進一步夯實檔案基礎框架,不斷拓展檔案精細化管理思路。9月7日在公司二樓會議室召開了2022年度檔案工作會議。副總經理王業盈、辦公室副主任盛金金及南同康普公司職員、各中心、部門兼職檔案員參加了此次會議。
首先,根據流程安排,開展了優秀檔案工作經驗現場分享交流活動。參會者分別參觀了公司檔案室、質量管理中心檔案室以及研發中心資料室,專兼職檔案員楊曉慧、李姣姣、林麗麗對檔案收集、整理、編排、利用等檔案工作認真細致地做了介紹,大家嚴肅認真、專注投入,虛心請教。本次交流活動為檔案工作樹立了好榜樣,給兼職檔案員增添了自信心和榮譽感。
接著,在公司二樓會議室組織召開了三季度檔案工作會議,檔案管理員楊曉慧從“確定檔案框架落實落地、鞏固檔案框架實施方向、拓展檔案管理精細化”三個方面進行匯報。具體闡述了公司二、三級管理辦法的實施內容和規范標準,明確了檔案管理框架的管理級別。并提出鞏固框架兩步走策略,從管理級別辦法的劃分轉向管理內容辦法劃分,引申重要檔案及文件管理辦法制定的重要性;完善工作管理機制,統一收集扎口管理機制和檔案工作考核機制具體落實。此外,為進一步創新檔案管理方式,優化管理結構,會議首次加入檔案數字化探討,各兼職檔案員積極響應,參與討論,提出意見。
辦公室副主任盛金金在會議中提出要求,兼職檔案員要從思想上重視,行動上規范,有效地開展檔案工作,進一步提高檔案管理的標準化、精細化。做好職責范圍內收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、利用全流程工作內容,做到規范有序、規范高效。在探討檔案數字化方面,需遵循五個原則,即完整性、一致性、原始性、真實性和價值性。
會議最后,副總經理王業盈強調,一是公司檔案框架需遵循公司制度為主導,二、三級管理辦法指導各中心及部門開展日常檔案管理工作。二是重視重點檔案及文件管理辦法的制定,尤其是需要工作經驗積累形成的辦法;三是檔案數字化必須從需求出發,并對電子檔案開展定期巡查,存儲介質符合穩定性,確保電子檔案的安全性。
本次會議圓滿結束,檔案建設需要每一位檔案員的共同努力,大家一起同攜手、共參與,將南京同仁堂檔案工作盡善盡美。“月滿人和 共度佳節”——南京同仁堂2022年中秋系列活動順利舉辦。